TIMESINDONESIA, JAKARTA – Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity (VUCA) menjadi salah satu fenomena global pada masa pandemi Corona Virus Disease 2019 (Covid-19) saat ini. Volatilitas ditandai dengan situasi yang mudah berubah dengan amat cepat. Semakin sulitnya memprediksi masa mendatang merupakan tanda ketidakpastian.
Kompleksitas terlihat dari rumitnya situasi dimana keterkaitan multi faktor sangat tinggi. Ambiguitas ditandai dengan ketidakjelasan sebab akibat suatu situasi yang membuat pengambilan keputusan juga menjadi semakin ambigu.
Fenomena VUCA menuntut organisasi untuk merespon dengan pola pikir dan pola kerja yang tidak sama seperti yang biasa digunakan. “Agility” atau “ketangkasan” menjadi gerakan yang sangat vital bagi setiap individu organisasi untuk mengatasi fenomena tersebut. Ketangkasan diimplementasikan dengan memahami why, how dan what.
Ungkapan “Twice the Work in Half the Time” merupakan ungkapan yang tepat menggambarkan kata tangkas. Matt Lemay (2019) dalam bukunya yang berjudul Agile for Everybody: Creating Fast, Flexible, and Customer-First Organizations memberikan prinsip bahwa ketangkasan merupakan gerakan yang harus dilakukan bersama.
Praktik Ketangkasan
“Why” merupakan tujuan menerapkan ketangkasan. Prinsip ketangkasan yang digunakan semua individu organisasi adalah: 1) memulai dari pelanggan; 2) membudayakan kolaborasi; dan 3) merencanakan ketidakpastian. Cepatnya perubahan kebutuhan pelanggan membuat perubahan substansial dalam cara kerja. Keterbukaan organisasi untuk menerima masukan berkontribusi pada budaya kolaborasi. Tangkas membuat ketidakpastian akan memberikan peluang yang dapat diprediksi.
“How” merupakan bagaimana mempraktikkan ketangkasan. Setiap individu dengan peran yang berbeda perlu secara nyata mempraktikkan ketangkasan dalam pekerjaannya sehari-hari tanpa dituntut terlalu banyak persetujuan.
“What” merupakan hasil nyata penerapan ketangkasan. Tanda-tanda keberhasilan dari penerapan ketangkasan perlu dijaga agar tetap berjalan, sedangkan tanda-tanda peringatan menjadi penanda perlunya kembali ke jalur yang benar.
Prinsip pertama “memulai dari pelanggan” memberikan tanda-tanda keberhasilan apabila organisasi: 1) membuka diri untuk mendengarkan hal-hal yang tidak diharapkan, tidak diduga, bahkan sangat mengejutkan dari pelanggan; 2) merujuk langsung pernyataan pelanggan dalam pertemuan; 3) memasukkan umpan balik pelanggan ke dalam setiap tahap pekerjaan. Tanda-tanda peringatan pelaksanaan prinsip “memulai dari pelanggan” apabila: 1) interaksi langsung dengan pelanggan dipandang sebagai pekerjaan yang rendah, dihindari, atau dialihkan sepenuhnya kepada pihak eksternal; 2) layanan baru bukan bertujuan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan; 3) hanya melihat umpan balik positif (umpan balik negatif dianggap “di luar target organisasi” atau “hanya sekelompok kecil pelanggan”); 4) keberhasilan tangkas hanya diukur dari keberhasilan operasional yang berdampak kecil pada pelanggan.
Prinsip kedua “membudayakan kolaborasi” memberikan tanda-tanda keberhasilan apabila: 1) budaya kolaborasi dimiliki setiap individu dari fungsi yang berbeda; 2) kolaborasi berlangsung di seluruh strategi hulu sampai hilir; 3) organisasi mengapresiasi semua individu yang telah berkontribusi dalam ide-ide yang sedang dikembangkan dan dieksekusi; 4) semua individu beradaptasi dan bergerak maju. Tanda-tanda peringatan pelaksanaan prinsip “membudayakan kolaborasi” apabila: 1) pertemuan lebih pada laporan mengenai hal-hal yang dapat dipertahankan daripada peluang berkolaborasi; 2) semua individu ingin menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan menyampaikannya dengan mengesankan untuk meningkatkan statusnya dalam organisasi; 3) permintaan umpan balik tidak disampaikan secara langsung.
Prinsip ketiga “merencanakan ketidakpastian” memberikan tanda-tanda keberhasilan apabila: 1) semua individu terus belajar tentang pelanggan dan dunia yang berubah dengan cepat; 2) secara teratur menghentikan layanan yang tidak menciptakan nilai untuk pelanggan; 3) semua individu mengembangkan cara kerjanya karena perubahan individu yang dilayani. Tanda-tanda peringatan pelaksanaan prinsip “merencanakan ketidakpastian” apabila: 1) organisasi menuntut kepastian 100 % sebelum mengambil keputusan; 2) menahan informasi penting sampai pada waktu dan tempat yang formal; 3) praktik ketangkasan belum memberikan nilai lebih kepada pelanggan dengan cara yang lebih cepat dan fleksibel.
Penerapan ketiga prinsip ini memberikan tanda-tanda keberhasilan apabila: 1) pimpinan mengubah perilakunya untuk terbuka, rendah hati, dan ingin tahu dalam mengutamakan pelanggan; 2) gagasan ketangkasan dapat diakses semua individu organisasi; 3) setiap individu bereksperimen mempraktikkan ketangkasan. Tanda-tanda peringatan penerapan ketiga prinsip ini adalah: 1) penerapan ketangkasan hanya untuk beberapa hal, namun bukan hal yang paling penting; 2) individu yang berpengalaman enggan membagikan pengetahuannya (memberikan persepsi ketangkasan hanya untuk beberapa orang terpilih); 3) organisasi cepat menyatakan praktik ketangkasan sebagai kegagalan.
Komitmen untuk menerapkan ketiga prinsip utama ini membuat organisasi dapat merespon dengan cepat situasi VUCA saat ini. "Agile for Everybody" memberikan arti bahwa ketangkasan menjadi gerakan yang kuat dan transformatif ketika semua individu organisasi menerapkan prinsip-prinsip ketangkasan dalam pekerjaan sehari-hari. Sebagai bagian dari organisasi, siapkah anda untuk menjadi tangkas di tengah situasi VUCA saat ini? Pilihan dan jawaban ada pada Anda. (*)
*) Penulis Indri Erkaningrum F SE M Si. adalah Ketua Pusat Penelitian, Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama (P3MK) ASMI Santa Maria Yogyakarta.
*)Tulisan Opini ini sepenuhnya adalah tanggungjawab penulis, tidak menjadi bagian tanggungjawab redaksi timesindonesia.co.id
*) Kopi TIMES atau rubrik opini di TIMES Indonesia terbuka untuk umum. Panjang naskah maksimal 4.000 karakter atau sekitar 600 kata. Sertakan riwayat hidup singkat beserta Foto diri dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
*) Naskah dikirim ke alamat e-mail: [email protected]
*) Redaksi berhak tidak menayangkan opini yang dikirim.
**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.
Advertisement
| Editor | : Wahyu Nurdiyanto |
| Publisher | : Ahmad Rizki Mubarok |
