Absensi Online, Program Absensi Karyawan Terbaik

TIMESINDONESIA, JAKARTA – Absensi Online saat ini memiliki peran yang cukup penting dalam dunia industri di Indonesia. Pasalnya sistem absensi secara online dianggap lebih efektif dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif. Produktivitas tenaga kerja inilah yang nantinya juga dapat menjadi peluang utama dalam upaya menciptakan lingkungan industri yang lebih kompetitif untuk kedepannya.

Oleh karena itu, mengapa banyak berbagai perusahaan yang berlomba-lomba untuk memanfaatkan inovasi teknologi dengan tujuan untuk mendukung produktivitas sumber daya manusia. Mungkin anda bingung mengapa bisa demikian? Untuk lebih jelasnya mari anda simak beberapa penjelasan berikut terkait program absensi karyawan berbasis online ; 

Pengertian Program Absensi Karyawan Berbasis Online

Sebelum kita membahas tentang beberapa pentingnya Absensi berbasis online dalam sebuah perusahaan. Absensi berbasis online merupakan suatu sistem pendataan, pencatatan atau rekapan kehadiran dengan memanfaatkan bantuan platform seperti berbasis aplikasi tertentu yang telah terhubung dengan jaringan internet. Oleh karena itu, sistem absensi dapat dihubungkan secara real time dengan database sebuah perusahaan, hal ini membuat hasil penelitiannya menjadi lebih akurat dan praktis. 

Selain itu, absen berbasis daring ini juga memanfaatkan sistem cloud dengan tujuan terkoneksinya secara real-time dengan database perusahaan. Sehingga, data yang dihasilkan dari pendataan tersebut dapat mudah diakses kapan dan di mana saja dengan syarat selama user dapat terkoneksi dengan jaringan internet. 

Tujuan Absensi 

Tujuan dari penggunaan absensi berbasis daring bagi karyawan perusahaan adalah untuk memudahkan proses pendataan absensi dan meningkatkan efisiensi kerja. Dengan begitu, hasil yang didapatkan lebih efektif dengan penggunaan waktu yang minimal. 

Absensi berbasis daring ini memang dibuat dengan tujuan dapat menggantikan metode absen konvensional yang dianggap kurang praktis. Sedangkan, dari segi keamanan absen berbasis online ini telah dipercaya memberikan tingkat keamanan yang jauh lebih baik. Hal ini juga dimanfaatkan untuk mengurangi kecurangan absensi. Berikut beberapa Manfaat Absensi Untuk Perusahaan. 

Manfaat dan Alasan Pentingnya Program Absensi Karyawan Secara Online untuk Perusahaan  

1.    Mengatur Jam Kerja Karyawan

Manfaat pertama yang dapat dirasakan oleh para karyawan adalah mengatur jalannya jam kerja mereka. Absensi Online Karyawan yang berisi jadwal dan jam kerja karyawan yang telah diatur oleh perusahaan dengan sedemikian rupa dengan tujuan untuk memastikan karyawan hadir tepat waktu seperti yang telah dijadwalkan.

Aturan absensi online Karyawan bersifat mengikat sehingga karyawan yang melanggar aturan tersebut tak jarang akan mendapatkan sanksi-sanksi tertentu dari perusahaan itu sendiri. Pada umumnya, jam kerja karyawan berlangsung selama 8 jam dan diselingi 1 jam istirahat. 

2.    Tolak Ukur Penyelarasan Hak dan Tanggung Jawab Antar Karyawan dan Perusahaan 

Pada bahwasanya karyawan dan perusahaan saling membutuhkan satu sama lain yakni perusahaan membutuhkan karyawan agar tetap dapat menjalankan kegiatan operasi perusahaan dan sebaliknya karyawan mendapatkan imbalan berupa gaji dari perusahaan. Gaji adalah salah satu hak dari karyawan, yang di sisi lain adalah kewajiban dari perusahaan. Nominal gaji biasanya dipengaruhi oleh absensi online karyawan tersebut.

Perusahaan biasanya memberikan gaji atau upah yang lebih kepada karyawan yang jam kerjanya melebihi jam yang telah ditentukan atau yang biasa disebut dengan overtime atau lembur. Begitupun sebaliknya, perusahaan juga memberikan sanksi tertentu untuk ketidakhadiran atau keterlambatan karyawan berupa pemotongan gaji. Hal ini dapat disimpulkan bahwa absensi online karyawan dapat digunakan sebagai penyelarasan hak dan tanggung jawab antara karyawan dan perusahaan. 

3.    Penilaian Karyawan 

Absensi online Karyawan juga digunakan sebagai acuan penilaian terhadap para karyawan perusahaan terutama dalam hal kedisiplinan. Karyawan yang memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi dan kompeten bisa diandalkan untuk mendapatkan posisi tertentu sehingga memiliki jenjang karir lebih baik daripada yang lainnya.

4.    Meningkatkan Produktivitas Karyawan 

Agar Karyawan dapat memanfaatkan waktu kerja mereka dengan baik, maka perusahaan berinisiatif untuk menyederhanakan sistem yang rumit dan merepotkan. Misalnya saja tidak lagi menggunakan sistem absensi manual, karena bahwasanya sistem absensi ini masih menggunakan cara konvensional seperti melapor ke bagian HRD atau mengisi jadwal di papan dan beralih ke sistem absensi online.

Oleh karena itu, dengan adanya sistem absensi yang menggunakan absensi online ini memudahkan karyawan untuk tidak perlu lagi menyisihkan waktu untuk sekadar mengurus izin cuti, melaporkan absensi kehadiran secara manual, atau bahkan untuk menghitung shift kerja mereka.

Hal ini terjadi karena sistem pendataan kehadiran yang menggunakan bantuan aplikasi atau platform online sudah meringkas semua aktivitas tersebut. Dengan ini, karyawan juga bisa lebih fokus pada pekerjaan mereka dan tidak lagi merasa direpotkan dengan segala hal yang berhubungan dengan absensi. 

5.    Mengakurasi Data Dasar untuk Payroll 

Pada umumnya setiap perusahaan harus memiliki sistem kerja yang akurat dan efisien. Hal tersebut sangat penting karena data kehadiran karyawan yang telah tersusun secara lengkap dan rapi dapat digunakan data dasar payroll yang akurat. Untuk itu, penggunaan program absensi karyawan dapat membantu perusahaan mengelola pembayaran dan membuat sistem perhitungan gaji para karyawan secara tepat. Jadi, tidak ada lagi istilahnya salah hitung gaji yang dapat merugikan kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan. 

6.    Memudahkan Proses Pembagian dan Perencanaan Kerja 

Penggunaan Platform atau program absensi karyawan yang mengandalkan teknologi digital ini dapat menyediakan laporan rinci dan akurat tentang tata kerja karyawan. Jadi, dari hasil laporan tersebut perusahaan dapat mengambil kesimpulan terkait pembagian pos kerja karyawan.

Kelebihan Sistem Absensi Online dibandingkan Sistem Manual 

1.    Tingkat Akurasi Lebih Tinggi  

Salah satu kelebihan utama dari sistem absensi online ini adalah keakuratan data. Karena pada dasarnya sistem absensi daring seperti ini menggunakan sistem otomatis maka tidak akan anda menemukan kekeliruan pada hasil pendataannya. Hal ini berbeda dengan sistem pendataan kehadiran yang masih menggunakan cara manual, yakni dengan datang langsung untuk melapor yang biasanya dilakukan karyawan selesai bekerja. Jika masih memakai cara-cara manual seperti itu, tingkat keakuratan datanya bisa dinilai sangat rendah. 

2.    Mempermudah Proses Perhitungan Jam Kerja 

Keunggulan berikutnya dengan memanfaatkan sistem absensi online ini memudahkan dalam perhitungan shift kerja para karyawan, hal ini dapat dibuktikan bahwa data yang tersaji dalam proses pendataan dapat dilihat secara real-time.

Bahkan, saat ini telah banyak program absensi karyawan yang telah menambahkan fitur tambahan seperti pencatatan jam lembur dan jumlah gaji yang dihitung berdasarkan keaktifan yang tercatat pada sistem tersebut.

3.    Menghemat Biaya dan Waktu

Penggunaan aplikasi atau platform absensi online ini dilihat dari segi biaya jauh lebih hemat dibandingkan sistem manual. Hal ini terjadi karena tidak membutuhkan pemasangan perangkat atau mesin khusus sehingga perusahaan lebih menghemat biaya.

Penggunaan Aplikasi atau platform absensi online ini juga berguna dalam meningkatkan efisiensi pendataan kehadiran para karyawan. Dengan penggunaan absensi dengan sistem canggih tersebut, sangat memudahkan karyawan ketika mereka ingin melaporkan kehadiran mereka di perusahaan.

Karyawan hanya perlu dengan mengaktifkan aplikasi dan mengikuti petunjuk yang ada di dalamnya, mereka sudah bisa dapat absen tanpa perlu menunggu antrian lagi.

Misalnya saja jika Anda ingin memantau tim operator produksi di pabrik, Anda tidak perlu lagi memasang alat khusus di lokasi mereka beraktivitas. Dengan mengandalkan program absensi karyawan, Anda dapat memantau tingkat kehadiran mereka di tempat kerja secara lebih akurat. Karyawan hanya perlu mengunduh aplikasi di ponsel pintar mereka dan menggunakannya untuk melaporkan kehadiran, yang biasanya berupa bukti GPS atau swafoto. 

4.    Perampingan Tenaga Kerja

Dengan Penggunaan platform program absensi karyawan secara online ini dapat membantu perusahaan dalam merampingkan kebutuhan tenaga kerja perusahaan. Hal ini terjadi karena sistem pendataannya yang menggunakan sistem otomatis, maka perusahaan tidak mempekerjakan banyak SDM untuk mengurus masalah absensi karyawan. 

5.    Biaya Program Absensi Karyawan Relatif Terjangkau

Karena saat ini penerapan teknologi digital sudah sangat masif di segala bidang industri, jasa IT consultant yang menawarkan layanan maintenance untuk sistem absensi online kini cukup mudah dijumpai. Selain itu, biaya yang dikeluarkan atau biaya maintenance untuk aplikasi berbasis digital ini juga cukup relatif terjangkau. 

Cara Absensi dengan Program Absensi Karyawan Online

Pada Umumnya untuk melakukan absensi pada aplikasi berbasis online dapat menggunakan beberapa cara. Yakni cara yang pertama dapat menggunakan dengan fingerprint dan cara yang selanjutnya dapat menggunakan dengan cara face identification.

Dengan melalui dua cara tersebut nantinya dapat mengetahui atau mengidentifikasi karyawan yang telah melakukan absensi. Namun, penggunaan sistem absensi ini nantinya dapat diaplikasikan pada gawai perangkat milik karyawan. Maka, perusahaan bisa dapat mengetahui dengan tepat dimana lokasi atau posisi para karyawannya. 

Kesimpulan 

Pada saat ini di zaman yang sudah maju akan teknologi tentu saja kita tidak bisa selalu mengandalkan sistem kerja tradisional dan konvensional yang mengandalkan pendataan  secara manual. Saat ini, Anda bisa mudah mencari program absensi karyawan untuk mengatur dan mengelola karyawan perusahaan. 
Untuk memastikan agar perusahaan bisa efektif dalam menggunakan suatu aplikasi, tim HR perlu memastikan bahwa aplikasi tersebut memiliki keuntungan yang tidak dimiliki oleh layanan lainnya.

Oleh karena, itu HR dapat menggunakan program absensi karyawan Talenta  yang memiliki banyak keuntungan yang dapat HR peroleh seperti dapat melihat data absensi dan report karyawan, dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin, dapat mendownload data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya serta dapat melihat statistik harian karyawan. 

Selain itu fitur-fitur yang tersedia dalam program absensi karyawan Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Seperti fitur payroll yang dapat membantu perusahaan menghitung payroll karyawan setiap bulannya.

Fitur manajemen waktu yang membantu perusahaan dengan mudah melakukan proses cuti dan lembur untuk karyawan, fitur absensi mobile yang memudahkan karyawan dapat absensi kapan dan di mana pun, serta fitur database karyawan yang membantu perusahaan dalam proses pengelolaan data karyawan.

Dengan adanya program absensi karyawan pada aplikasi Talenta ini, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi yang dapat mudah diakses kapanpun dan dimanapun tanpa harus datang ke kantor. Dengan Mekari Talenta, semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya yang hanya dilakukan secara manual. Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co.  Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta sekarang juga! 

Sekian penjelasan mengenai perkembangan sistem absensi manual menjadi program absensi karyawan secara online untuk mengatur segala aktivitas dalam perusahaan. Semoga informasi ini dapat menambah wawasan pengetahuan anda seputar dunia perusahaan, sekian terima kasih. 

**) Ikuti berita terbaru TIMES Indonesia di Google News klik link ini dan jangan lupa di follow.

Advertisement